Préserver la confidentialité dans la traduction juridique

Le traitement des dossiers de traduction s’accompagne de responsabilités importantes, et l’une des principales obligations consiste à préserver la confidentialité dans la traduction juridique.

Pourquoi la confidentialité est essentielle dans la traduction juridique

La confidentialité est primordiale dans tous les domaines de la traduction, mais elle est particulièrement cruciale dans la traduction juridique en raison du potentiel d'informations sensibles.

Au-delà des informations sur la clientèle et les entreprises

Dans la confidentialité en traduction juridique, la portée de la confidentialité va au-delà de la protection de l’identité des clients et de leurs coordonnées professionnelles. Les traducteurs et traductrices juridiques travaillent souvent avec des documents contenant des données extrêmement sensibles, ce qui nécessite une approche rigoureuse de la protection de l’information.

Il s’agit essentiellement d’informations qui ne sont pas destinées à être diffusées publiquement.

Exemples de documents juridiques confidentiels

Il s’agit essentiellement d’informations qui ne sont pas destinées à être diffusées publiquement. Par exemple, les annexes d’une convention de fusion peuvent contenir des données financières confidentielles, des actifs commerciaux ou des contrats de travail. De même, des informations cruciales peuvent être contenues dans les pièces fournies par une entreprise dans le cadre d’une procédure judiciaire. Prenons l’exemple d’une entreprise américaine exerçant des activités au Québec qui est confrontée à un litige avec son homologue francophone. Dans ce cas, l’entreprise peut engager un(e) avocat(e) pour la représenter, ainsi qu’une traductrice ou un traducteur juridique du français vers l'anglais chargé(e) de traduire des rapports d’experts et autres documents tels que des transcriptions d’interrogatoires hors cour pour la préparation du procès. Les informations qui relèvent du secret professionnel de l’avocat(e) font l’objet d’une attention et de mesures de protection analogues de la part des prestataires de traduction juridique.

Meilleures pratiques pour garantir la confidentialité

Voici quelques conseils pour adopter une approche globale de confidentialité en traduction juridique:

Vérifier les pratiques de confidentialité des traductrices et traducteurs

Il est conseillé aux entreprises de se renseigner sur les pratiques de confidentialité des fournisseurs de services de traduction qu’elles ont choisis. Ces informations sont souvent disponibles sur leur site Web, en particulier dans leur politique de confidentialité. Une communication directe avec les prestataires de traduction peut également permettre de clarifier ces aspects.

Sécuriser les postes de travail des traducteurs(trices)

Les traductrices et traducteurs doivent prendre des mesures proactives pour renforcer la sécurité de leur poste de travail. Il s’agit notamment de mettre à jour régulièrement les logiciels antivirus et antipourriel, et d’utiliser des réseaux sécurisés pour préserver la confidentialité dans la traduction juridique.

Renforcer la sécurité pour le travail à distance

La sécurité doit être renforcée en cas de travail à distance. Lorsque les prestataires choisissent de travailler en dehors de leurs bureaux, il est prudent qu’ils(elles) mettent en place des mesures de sécurité supplémentaires. Il convient notamment d’utiliser un réseau privé virtuel (VPN) pour des connexions sécurisées, de protéger les ordinateurs par un mot de passe pour l’accès à la connexion et de crypter le disque dur pour ajouter des couches de protection et de maintenir la confidentialité dans la traduction juridique.

Utiliser des accords de confidentialité avec des tiers

Les tiers ayant accès aux documents doivent prendre des mesures de sécurité similaires. L’établissement d’ententes de non-divulgation avec les tierces parties est également essentiel pour protéger les informations partagées.

Manipuler les documents physiques avec précaution

Le traitement des documents physiques doit être sécurisé. Si des documents papier font partie du processus de traduction, il est conseillé de ne travailler qu’à partir de l’espace de travail désigné du(de la) prestataire ou de son domicile. Un rangement adéquat dans des classeurs ou des tiroirs de bureau permet d’éviter l’accès non autorisé ou le vol et assure la confidentialité dans la traduction juridique.

Sauvegarder et détruire les documents

Des procédures de sauvegarde doivent être mises en place. Il est essentiel de sauvegarder régulièrement les fichiers pour éviter la perte de données. En outre, le déchiquetage des copies physiques des fichiers qui ne sont plus nécessaires est conforme aux obligations de protection des renseignements des professionnel(le)s de la traduction.

Une approche holistique de la confidentialité

Le maintien de la confidentialité des projets de traduction juridique nécessite une approche holistique qui combine une recherche diligente, des pratiques de sécurité solides et une manipulation prudente des documents physiques et numériques. En suivant ces conseils, les entreprises et les prestataires de traduction contribuent à la protection d’informations sensibles et au maintien de l’intégrité professionnelle.

Pour découvrir comment le chiffrement, les normes de conformité et les mesures de sécurité avancées protègent les traductions juridiques, consultez ce guide sur la confidentialité.